美国留学

质量管理专家休哈特和爱德华·戴明提出并推广了PDCA循环。 PDCA循环只有4个简单的步骤，即：计划（PLAN）实施（DO）验证（CHECK）处理（ACTION）。 PDCA最初用于企业全面质量管理，后来逐渐推广到企业经营管理的各个方面。日本企业经营者富田一成认为，PDCA不仅是有效的企业管理工具，更是能够“激励人们进步”、帮助个人实现工作目标、提高工作效率的法宝。很多人在每年年初定下目标，但年底回顾时发现80%以上无法实现。为什么是这样？富田一成认为，原因是自己没有掌握高效的PDCA工作方法。熟练掌握和运用高效的PDCA工作方法，可以让你的工作、学习、生活更进一步，帮助你快速实现梦想。

01什么是高效的PDCA工作方法？富田一成在原有PDCA的基础上创新了“高效PDCA工作方法”：计划（PLAN）实施（DO）验证（CHECK）调整（AJUST）。

高效的PDCA工作方法，将PDCA循环的四个环节转化为系统化的工作流程：计划、实施、结果验证、调整。这四个链接的具体内容：

计划（PLAN）：设定目标（KGI指标）、提出主题、制定KPI指标、寻找解决方案。实施（DO）：将解决方案转化为行动措施，制定KDI指标，进一步将行动措施落实为具体任务（ToDo）并执行。验证（CHECK）：验证KGI指标、KPI指标和KDI指标，找出失败的原因和成功的经验。调整：根据验证结果制定调整计划，为下一个PDCA周期（或终止周期）做准备。 02 高效PDCA各环节内容PDCA的四个环节中，每个阶段都有相应的技巧和注意事项。只有真正抓住各个环节的关键点，高效的PDCA工作方法才能高效运转，达到“激励人”、“达成目标”等惊人效果。

1.计划（PLAN）：找出差距并制定计划。在规划阶段，首先需要明确要实现的目标。没有明确的目标，什么都谈不上。目标必须尽可能具体，不能模糊。目标越具体，现状与目标的距离就越清晰。当距离清晰了，实现目标的路径也就清晰了。可以说，PDCA的成功取决于计划阶段50%以上的重要性。

步骤一：明确目标（设定KGI） 目标要具体、明确，并有明确的期限，一般为1至3个月。示例：（1）“新客户开发”目标

(2)“英语学习”目标

第二步：找出现状与目标之间的差距。用同样的标准对现状进行定量分析，找出现状与目标的差距。例如：（1）“新客户开发”方面的差距。假设您上个月开发了5 个新客户，并希望3 个月后每月增加10 个新客户。那么现在的情况与目标的差距就是5个人。 （2）“英语学习”的差距假设你上次托业考试得了600分，希望在3个月内达到800分。那么目前的情况与目标的差距就是200分。

第三步：制定主题并提出解决方案。目标和现状明确后，就要制定主题并提出解决方案。制定主题就是尽可能详细地列出“现状”与“目标”之间存在差距的可能原因。一旦发现了问题，以后找到解决方案就会更容易。当前形势与目标的距离越大，需要解决的问题就越多。举两个例子：（1）“新客户开发”话题

（二）“英语学习”专题

步骤4 整理主题，围绕目标重点关注三个主要主题。需要解决的主题可能不止一个，但人的时间、精力和能力都是有限的，不可能同时跑完所有主题。为了避免PDCA的运行负担过重，需要对问题进行优先排序，选择需要解决的三个主要问题。话题通常从“整体效果”、“所需时间”和“参与难易程度”三个维度进行排序：

总体效果：对总体目标实现的影响。对总体目标的实现有重大影响的主题通常设置为A级；所需时间：完成某个主题所需的预计时间；是否可以轻松参与：少花多得基于做事理念（合理配置人力资源），并按照风险小、易实施、不易引起心理的原则减轻团队成员的负担，对项目进行评估以确定不同的级别。最终选定主题的标准：（1）至少选择一个效果最好的主题。 (2)选择一个即使效果不明显也能在短时间内达到的主题。 （3）同一级别的主题并排放置，并根据参与的难易程度进行选择。示例：（1）“新客户开发”主题筛选

（二）“英语学习”专题筛选

第五步：主题的KPI索引设置好主题后，下一步就是对这些主题进行索引。这就是KPI，即绩效指标。 KPI指标是后续验证阶段用来掌握项目进度状况的指标。我们可以将KPI指标视为根据总体目标（KGI指标）分解的“子目标”。通常，有许多不同的方法来索引主题的KPI。这时候我们不需要面面俱到，只需要选择最具代表性的KPI指标即可。示例：（1）“新客户开发”主题的KPI指标

（2）“英语学习”主题KPI指标

步骤6：制定实现KPI 的解决方案。确定KPI后，您必须制定实现KPI的解决方案。解决方案是指解决问题、实现问题的KPI指标的“大方向”。在后续实施阶段，解决方案将继续分解为行动措施（DO）和具体任务（TODO）。示例：（1）“新客户开发”解决方案

（二）“英语学习”解决方案

步骤7 按优先顺序排列解决方案。正如题目一样，实现KPI指标的方案也不止一种，因此也需要对方案进行排序，选择最佳的方案。在确定最佳方案时，也是从整体效果、所需时间、是否容易参与三个维度进行分析。如果该方案同时满足这三个指标，则为最佳方案；如果解决方案不能同时满足这三个指标，建议将“是否容易参与”作为第一因素考虑，因为容易的事情更容易坚持。示例：（1）“新客户开发”锁定解决方案

(2)“英语学习”锁定解决方案

第八步：将计划“形象化”，利用各种方法和手段，将设定的目标强行带入自己的视野，并随时提醒、警告自己。例如：在房间内张贴告示；在手机提醒上记录“每周十个主题”的数字目标；将当天的销售任务指标写在笔记本的日期栏上；将便条张贴在桌子等显眼的地方。

2、实施（DO）：实施阶段确定行动措施和具体任务，重点是尽快将解决方案落实到具体行动中。简单地说，实施阶段的关键是将规划阶段提出的解决方案分解为行动措施，然后将行动措施分解为具体任务。

步骤1 将解决方案转化为行动“DO”行动是指实施解决方案所需的步骤。解决方案的目的是确保总体目标实现，而行动描述的目的是确保解决方案得到实施。例如，如果你的目标是“成为一名优秀员工”，那么解决方案之一就是“提高个人技能”。行动包括：“每天自学十分钟”、“参加一次技能培训”、“向有经验的同事请教”等等。行动措施可分为两类：一类是最终型，一旦行动完成即完成，不存在重复的可能，如“参加一次培训”；另一种是连续型，不断重复动作，如“每天自习十分钟”。例：（1）“新客户开发”行动措施“DO”

(2)“英语学习”行动措施“DO”

步骤2 对行动措施“DO”进行优先排序并确定重点。还需要瘦身行动措施“DO”。如果一个解决方案有多种行动措施可供选择，还需要根据“总体效果”、“所需时间”和“参与难易程度”三个维度来优先排序并确定关键行动措施。在确定优先级操作时，请确保每个解决方案至少有一个与其对应的操作。 （一）“新客户开发”行动措施“DO”筛选

（二）“英语学习”行动措施“DO”筛选

第三步：量化行动措施“DO”（设定KDI） 在实施阶段，还需要对行动措施“DO”进行索引。用于量化行动措施“DO”的指标称为KDI（Key Do Indicator）。在后续验证阶段，我们可以通过检查KDI指标来检查行动措施是否按计划顺利实施。 (1)“新客户开发”KDI指标

(2)“英语学习”KDI指标

第四步：将行动措施“DO”落实到具体任务中。 “TODO”仅停留在“DO”的行动措施上，并不意味着已经采取了具体行动。 “DO”的行动措施必须落实到具体任务“TODO”中。具体任务是指为落实行动措施而制定的具体行动计划，是具体的行动指示。例如，“阅读会计书籍”的行动措施可以落实到具体任务中，如“立即去书店买三本会计书籍”、“争取在一周内读完”等。示例：（ 1）“新客户开发”具体任务“TODO”

(2)《英语学习》具体任务“TODO”

第五步：在落实落实的同时，逐步推进具体任务。具体任务“TODO”确定了，下一步就是实施。为了提高执行速度，需要实时监控具体任务“TODO”，每天至少确认一次具体任务的执行情况。例如，每天早上开始工作之前，你应该准备一份“TODO”清单，列出当天的具体任务；一天中随时验证特定任务的进度，发现进度慢就尽量加快。

3、验证（CHECK）：通过回顾和总结三层验证计划阶段制定的目标、主题和解决方案，以及实施阶段制定的行动措施和具体任务，需要定期、反复验证是否已经实现。如果没有验证，您就无法知道自己距离目标有多远。如果实现了，就可以完成设定的目标；如果没有实现，则需要调整计划。验证的对象包括： （1）KGI：目标达成率。 (2)KPI：子目标达成率。 (3)KDI：行动措施的达成率。三者验证频率的顺序为：KDI最高，KPI次之，KGI最后。

第一步：确认KGI指标的达成率KGI指标，每月进行一次正式有效的验证。示例：（1）“新客户开发”KGI指标验证

(2)《英语学习》KGI指标验证

第二步：确认KPI指标的达成率。通过确认KPI指标，了解项目进展情况并反思实施结果。 KPI 指标至少每周验证一次。示例：（1）“新客户开发”KPI指标验证

（2）“英语学习”KPI指标验证

步骤3 确认KDI指标达成率。 KDI是显示“任务是否按计划执行”的指标。以“行动目标”的达成率形式表现。具体任务（TODO）的执行情况需要每天确认并随时调整。示例：（1）“新客户开发”KDI指标验证

（2）“英语学习”KDI指标验证

第四步：找出失败的原因。如果发现KGI、KPI、KDI指标未能达到预期效果，则需要找出原因。 （1）当KDI指标未能按计划实现时，可能的原因有：

（2）由于以下四种原因，KPI指标未能按计划实现： A、未采取具体行动（KDI未能实现）； B. 采取了某些行动，但不是很彻底（行动措施“DO”不是改进）； C. 意外遇到的新话题（unexpected new topic）； D、建立假设时确定的因果关系错误（KPI与KDI未能达成一致）。 （3）如果KDI和KPI按计划顺利实施，但KGI保持不变，没有任何变化，可能的原因是： A. KGI与主体没有联系。 B. 主体与KPI连接失败。

第五步：分析成功经验。验证阶段不仅要调查失败的原因，还要分析成功的经验。通过分析成功的经验，找出自己的优势，然后运用到后续的工作中，就能事半功倍。例如，一个性格内向、擅长制作销售材料的销售人员，在当今的网络时代，可以充分利用自己的优势，不费吹灰之力，通过上传营销材料来引入新客户。因此，没有必要坚持无休止地运行“练好待客之道”的PDCA循环。

4调整（ADJUST）：根据验证结果的改进和扩展调整阶段。目的是根据验证阶段的验证结果讨论未来的对策。可以理解为在总结和反思的基础上为下一个PDCA周期做准备。

步骤1 根据验证结果提出调整方案。验证阶段传递的信息包括以下三个内容：

KPI和KDI（或其中一项）的达成率；失败的原因；成功的经验。对于失败的原因，你需要考虑如何转失败为成功。对于成功的经验，我们需要思考如何总结经验，拓展成果。根据不同的验证结果，一般有四种调整方案：（1）总体目标需要调整：终止、变更或追加终止意味着你对项目失去了信心，甚至认为无法挽救项目。以致你不得不放弃总体目标。目标。例如：取消不创造利润的赤字部门（总体目标终止）PDCA循环终止。改变是指必须改变实现目标的目标或实现的日期。例如：放弃参加今年的司法考试，集中精力备战明年（总体目标改变）终止当前的PDCA，开始新的PDCA循环。另外是指在项目进行过程中，遇到了不可预见的重大问题，必须提出新的计划来应对新的挑战。例如：在推进降低成本的PDCA循环时，发现会计处理不当（总体目标相加）继续当前的PDCA循环，并开始新的PDCA循环。 （2）计划发生实质性修改的，总体目标不变，但必须在原基础上修改或增加新的议题。例如，总体目标是“增加营业利润”，话题从“增加销售额”变为“降低营业成本”。为此，公司各部门可能都要参与应对。 （3）调整解决方案、行动措施“DO”和具体任务“TODO”。在这种情况下，总体目标和主题不变，但解决方案、行动措施DO和具体任务TODO发生变化，或者提出改进措施。 (4) 无需调整。如果效果显着且不需要改进，则可以在上一轮解决方案的基础上开始下一轮循环，确保每个环节都认真执行。

第二步：对调整计划进行优先排序，集中优势，击败每一项。我们仍然可以根据“总体效果”、“所需时间”和“容易参与”三个标准来确定调整方案的优先顺序。

步骤3.连接到下一轮PDCA循环。 PDCA的意义在于持续运作。根据情况，需要采取不同的对策和调整，以确保整个循环不断地反复运行。

03 写在最后：任何管理方法要想取得成果，坚持是关键。高效的PDCA工作方法看似并不复杂，但想要让它产生实际效果，需要长期坚持，在每个环节、每个细节上下功夫。作者|雅丽管理层笔记，分享企业战略、组织及人力资源管理。